Où se cache le numéro d’enregistrement d’un contrat d’apprentissage signé la semaine dernière ? Nulle part, et c’est normal. Ce numéro n’est pas rempli par l’employeur ni par le CFA : il est généré à la fin du parcours administratif, une fois que l’OPCO a validé le dossier et déposé le contrat auprès des services de l’État. Tant que cette étape n’a pas eu lieu, la case reste vide sur tous les exemplaires en circulation. Voici la chronologie réelle, les deux délais à surveiller et la marche à suivre quand le numéro semble introuvable.
À quoi sert vraiment ce numéro
Le numéro de dépôt, aussi appelé numéro de contrat OPCO ou numéro DECA, est l’identifiant unique attribué au contrat lors de son dépôt auprès du ministère chargé de la formation professionnelle. Trois appellations, un seul numéro.
Il conditionne trois choses concrètes. D’abord le versement de la prise en charge financière de la formation par l’OPCO au centre de formation. Ensuite le paiement de l’aide à l’embauche par l’Agence de services et de paiement, qui rapproche le contrat déposé des déclarations sociales de l’entreprise. Enfin l’application des règles propres au statut d’apprenti en paie, exonérations comprises.
Côté apprenti, la demande vient rarement de l’OPCO. Elle vient du CFA qui finalise une inscription, d’un organisme d’aide au logement, ou d’un futur employeur en cas d’enchaînement de contrats. Autre différence à connaître au moment du solde : la fin d’un contrat d’apprentissage arrivé à son terme n’ouvre pas droit à l’indemnité de fin de contrat, contrairement à ce qui s’applique aux primes de fin de contrat en CDD.
Ce qu’il faut réunir avant de transmettre le contrat
À ce stade, le recrutement est terminé et la phase de sélection, tests de logique et entretiens compris, appartient au passé. Restent quatre éléments, sans lesquels le dossier n’est pas instruit.
- Le Cerfa 10103*14, plus connu sous le nom de FA13, complété et signé par l’employeur, l’apprenti et son représentant légal si l’apprenti est mineur, avec le visa du CFA.
- La convention de formation conclue avec le centre de formation, ou l’annexe pédagogique et financière dans le cas d’un CFA d’entreprise.
- Le code RNCP actif de la certification visée, et le SIRET de l’organisme habilité à préparer cette certification. La vérification se fait automatiquement depuis le référentiel de France compétences.
- Le code IDCC de la convention collective applicable, qui détermine l’OPCO compétent.
Les pièces justificatives elles-mêmes ne se joignent plus au dépôt. L’employeur atteste sur le Cerfa qu’il les détient, et doit pouvoir les produire à la demande de l’inspection du travail ou de l’OPCO pendant toute la durée du contrat.
Étape 1 : remplir le Cerfa FA13 et repérer la case du bas
Le formulaire officiel se télécharge sur le service en ligne de l’administration. Attention aux versions périmées qui circulent encore sur le web : la référence en vigueur est le 10103*14, et un dossier transmis sur un ancien modèle se fait retoquer.
Le champ recherché existe bien, mais il n’est pas là où la plupart le cherchent. Il figure tout en bas de la page 2, dans un bloc intitulé « Cadre réservé à l’organisme en charge du dépôt du contrat ». Ce cadre contient le nom et le SIRET de l’organisme, la date de réception du dossier complet, la date de la décision, le numéro de dépôt et un numéro d’avenant.
Ce cadre est vide sur l’exemplaire signé par les parties. Il est renseigné par l’OPCO après instruction. Un employeur qui feuillette son contrat papier à la recherche du numéro perd donc son temps, quelle que soit la qualité du remplissage.
Étape 2 : transmettre le dossier à l’OPCO sous 5 jours ouvrables
Depuis le 1er janvier 2020, les chambres consulaires n’enregistrent plus rien. Les chambres de commerce, de métiers et d’agriculture ont été remplacées par les opérateurs de compétences pour les employeurs privés, et par la DDETS ou la DDETSPP pour les employeurs publics. Le code du travail impose à l’employeur de transmettre le contrat et la convention de formation dans les cinq jours ouvrables qui suivent le début d’exécution du contrat, pas la date de signature.
Le dépôt ne coûte rien. Aucun frais ne peut être facturé à ce titre, l’interdiction figure noir sur blanc dans le code du travail. La transmission se fait en pratique sur le portail employeur de l’OPCO, qui alimente ensuite la base DECA de l’État.
Deux délais, deux poids. Les cinq jours ouvrables ne sont assortis d’aucune sanction propre : un contrat transmis en retard reste instruit. Le vrai couperet est ailleurs. L’aide à l’embauche d’apprentis n’est due que si le contrat a été transmis à l’OPCO dans les six mois suivant sa conclusion et effectivement déposé ensuite. Passé ce délai, l’aide est perdue, sans rattrapage possible. Pour une entreprise de moins de 250 salariés, cela représente jusqu’à 5 000 euros sur la première année pour une certification de niveau 4.
Étape 3 : les 20 jours d’instruction, et ce qui les remet à zéro
L’OPCO dispose de vingt jours pour se prononcer sur la prise en charge financière. Ce délai ne commence pas à la réception d’un dossier, mais à la réception du dossier complet. Un dossier incomplet est renvoyé sans être instruit, et le compteur ne démarre jamais. C’est la principale source d’incompréhension entre entreprises et OPCO : côté employeur, le contrat est « envoyé depuis trois semaines », côté OPCO, il n’a jamais existé.
L’organisme contrôle sept points précis : l’éligibilité de la formation à l’apprentissage, l’âge de l’apprenti, les conditions tenant au maître d’apprentissage, la rémunération minimale, l’absence d’opposition à l’engagement d’apprentis, l’enregistrement de la certification au RNCP et la certification qualité de l’organisme de formation.
Le silence de l’OPCO au-delà de vingt jours vaut refus implicite. La règle s’inverse dans le secteur public, où l’absence de réponse vaut acceptation. Une fois la conformité constatée, l’OPCO dépose le contrat par voie dématérialisée auprès des services du ministre chargé de la formation professionnelle. Le numéro naît à cet instant, pas avant.
Un refus n’est pas toujours un refus
Ce que la plupart des employeurs ignorent : en cas de non-conformité constatée pendant l’instruction, l’organisme peut soit refuser, soit demander la modification du point litigieux à l’employeur, dans le délai d’instruction. Réclamer explicitement cette seconde voie dès le premier échange évite la boucle refus motivé, correction, nouveau dépôt, nouveau délai de vingt jours.
Quand le refus tombe malgré tout, il est motivé et notifié aux parties, et l’OPCO le signale au ministère. La correction passe par un avenant transmis à l’OPCO, qui se prononce à nouveau. Un refus notifié plusieurs mois après le démarrage est le scénario le plus coûteux : il impose de supprimer les bulletins d’apprenti déjà émis et de refaire la paie en contrat de droit commun, avec cotisations complètes rétroactives. La facture dépasse largement l’aide perdue.
Étape 4 : retrouver le numéro quand personne ne le retrouve
Le numéro arrive par la notification de décision de l’OPCO, envoyée à l’entreprise et au CFA. Quatre canaux permettent de le récupérer ensuite.
Pour l’employeur, le portail de l’OPCO reste le plus rapide : la fiche du contrat déposé affiche le numéro et la date de décision. L’attestation de prise en charge, reçue par courriel ou déposée dans l’espace en ligne, le porte également. Le CFA en dispose aussi, puisqu’il est destinataire de la même notification, ce qui en fait l’interlocuteur le plus commode pour un apprenti.
En cas de contact direct avec l’OPCO, trois informations suffisent à identifier le dossier : le SIRET de l’établissement d’exécution du contrat, le nom de l’apprenti et la date de début du contrat. Si aucun numéro ne remonte, la cause est presque toujours la même : le contrat est resté au statut brouillon sur le portail, faute de validation finale, ou il a été rejeté sans que le rejet ait été lu. Le cas se rencontre y compris sur des contrats démarrés depuis plusieurs mois, avec des bulletins de paie déjà émis.
Un dernier repère utile pour l’apprenti : la carte d’étudiant des métiers est délivrée par le CFA dans les trente jours suivant l’inscription au centre, pas à compter du dépôt du contrat. La détenir ne prouve donc rien sur l’état d’avancement du dossier.
Questions fréquentes
Le contrat d’apprentissage est-il valable sans numéro de dépôt ?
Le contrat de travail existe dès la signature des parties et l’apprenti doit être payé. Le numéro conditionne le financement de la formation, l’aide à l’embauche et l’application des règles de paie propres à l’apprentissage, pas l’existence de la relation de travail. Un contrat jamais déposé reste toutefois une bombe à retardement, puisque le refus de prise en charge oblige à requalifier la paie.
Combien de temps faut-il attendre entre la signature et l’obtention du numéro ?
Cinq jours ouvrables pour la transmission, puis jusqu’à vingt jours d’instruction à compter du dossier complet. Un mois entre le démarrage et la réception du numéro est donc un délai normal, et non un dysfonctionnement.
Que faire si l’OPCO ne répond pas au bout de vingt jours ?
Dans le secteur privé, le silence vaut refus implicite de prise en charge. La bonne réaction consiste à relancer par écrit avant l’échéance, à faire confirmer que le dossier a été jugé complet et à demander la liste des points bloquants pour les corriger pendant l’instruction.
Faut-il un nouveau numéro en cas de changement en cours de contrat ?
Toute modification d’un élément essentiel du contrat, comme la durée, la rémunération ou le maître d’apprentissage, passe par un avenant transmis à l’OPCO. Celui-ci se prononce de nouveau, et le cadre du Cerfa prévoit un numéro d’avenant distinct du numéro de dépôt initial.
Les erreurs qui bloquent le dépôt
Les portails des OPCO sont automatisés. Un dossier tombe souvent avant toute lecture humaine, sur des motifs mécaniques et évitables.
- Une adresse d’établissement qui ne correspond pas à celle déclarée en DSN, ou un SIRET d’établissement fermé. Le rapprochement est automatique.
- Un code RNCP inactif ou une certification Qualiopi expirée côté CFA. Ce point se vérifie avant la signature, pas après le rejet.
- Des dates incohérentes entre le début d’exécution du contrat et l’entrée en formation au CFA.
- Une rémunération inférieure au minimum légal applicable à l’âge et à l’année d’exécution, y compris quand la convention collective impose un plancher supérieur.
- Un maître d’apprentissage ne remplissant pas les conditions de qualification ou d’expérience exigées.
- La convention de formation absente ou non signée, motif de dossier incomplet le plus banal.
Un démarrage administratif chaotique laisse des traces sur la suite du parcours, et l’apprentissage n’est rentable pour l’entreprise que si l’apprenti reste. Les mêmes causes produisent les mêmes effets que dans le reste de l’équipe, où le départ des meilleurs profils se joue rarement sur le salaire seul. Vérifier les six points ci-dessus avant de cliquer sur « transmettre » coûte dix minutes et évite un mois de flottement.
Sources officielles
- Article L6224-1 du code du travail : transmission du contrat d’apprentissage à l’opérateur de compétences, en vigueur depuis le 1er janvier 2020.
- Articles D6224-1 à R6224-8 du code du travail : délai de cinq jours ouvrables, décision sous vingt jours et refus implicite, dépôt dématérialisé auprès du ministre chargé de la formation professionnelle, avenant, gratuité du dépôt.
- Article D6224-2 du code du travail : liste des points contrôlés par l’opérateur de compétences et refus par décision motivée.
- Formulaire 10103*14 (FA13) et sa notice 51649*09 : cadre réservé à l’organisme en charge du dépôt, champ « N° de dépôt », procédure et durées de conservation.
- Aide à l’embauche d’un apprenti : montants applicables et condition de transmission du contrat dans les six mois suivant sa conclusion.
- Articles D6222-42 à D6222-44 du code du travail : délivrance de la carte d’étudiant des métiers dans les trente jours suivant l’inscription au centre de formation.
